QUIENES SOMOS

Para SOLEG Ltda, es importante garantizar que el tratamiento de los datos personales que recoge de sus empleados, proveedores o clientes se dé conforme a las normas aplicables, para los fines y propósitos establecidos, con la seguridad y confidencialidad adecuada. En todos los casos, la recolección de los datos se hará con autorización del titular y el tratamiento de sus datos estará sujeto a lo establecido en la ley y en las presentes políticas.

El tratamiento de los datos e información se dará dentro del marco normativo aplicable, ajustándose en todo momento a lo dispuesto en la constitución política de Colombia, en la Ley 1581 de 2.012, en el decreto reglamentario 1377 de 2.013 y en las demás disposiciones y normas que resulten aplicables.

La obtención y recolección de datos personales, al igual que el uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de estos, estará siempre guiada por principios de legalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad, confidencialidad, principio de acceso y de circulación restringida, confidencialidad, principio de acceso y de circulación restringida.

La Junta Directiva de SOLEG Ltda, delega como responsable del tratamiento de esta información al Gerente Operativo de la compañía.

Los datos de identificación del responsable del responsable del tratamiento de datos son:

Nombre: SOLEG Ltda

NIT: 830.109.037-3

Dirección: Carrera 49 # 88 – 41 Bogotá D.C.

Correo electrónico: basededatos@soleg.com.co Teléfono: 3164826172

Pagina web: www.soleg.com.co

• Base de datos:  Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal:  Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del tratamiento:  Por encargado del tratamiento se tiene a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  
  
• Responsable del tratamiento:  Por responsable del tratamiento se tiene a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  
  
• Datos sensibles:  Por datos sensibles se entienden aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  
  
• Dato público:  Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  
  
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  
  
• Transferencia:  La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  
  
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  
  
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Los datos suministrados estarán sujetos a tratamiento autorizado, concedido de manera previa, expresa e informada por el titular de los mismos. SOLEG Ltda solicitará al titular de los datos e información su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad y uso que le dará a los datos e información recolectada. La recolección de datos se limitará en todos los casos a aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados para la finalidad perseguida.

La autorización podrá darse a través de medios técnicos que faciliten al titular su autorización automatizada, cuando se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, sin que el silencio pueda asimilarse a una conducta inequívoca, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7º del decreto 1377 de 2.013.

Los datos personales que SOLEG Ltda, recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para algunas de las siguientes finalidades:

En relación con al naturaleza y funciones propias de SOLEG Ltda.

• Para fines administrativos propios.
• Dar tratamiento a cotizaciones y negocios de la compañía.
• Dar respuesta a quejas, peticiones, reclamos, sugerencias o felicitaciones.
• Conocer y consultar bases externas SARLAF, DATACREDITO y demás bases públicas y privadas.
• Envió de ofertas comerciales.
• Vinculación de empleados.
• Vinculación de clientes.
• Vinculación de proveedores.

En relación con el servicio de seguridad que presta SOLEG Ltda, en instalaciones de los clientes.

• El registro y tratamiento de datos que realizaré el Responsables o Encargados del Tratamiento de datos personales, por medio de cámaras, video cámaras, digitales, cámaras IP o mini cámaras, circuitos cerrados de televisión (CCTV) y, en general, cualquier medio por el cual se realice el Tratamiento de imágenes de Titulares de datos personales, en especial con fines de vigilancia, para orientarlos en el cumplimiento de sus deberes en materia de protección de datos personales, y a los Titulares de la información, para que tengan conocimiento de cómo ejercer sus derechos frente a los primeros.

El fin que cumplen estos sistemas es garantizar la integridad de personas, bienes y espacios objeto de toma de imágenes; la entrega de estas a terceros se hará de conformidad a lo regulado por la ley; en todo caso se conservaran las imágenes solo por el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad del sistema y sus capacidades.

Sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley, decretos o en general normas aplicables, el responsable de la información se obliga a: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular; c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la

información suministrada a este se mantenga actualizada; g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento; h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley; k) Informar al Encargado del tratamiento cuándo determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Una vez otorgada la autorización por parte del titular para el tratamiento correspondiente, éste tiene derecho a: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; 5.1 Derechos del titular b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012; c) Ser informado por el responsable y/o encargado de los datos personales, previa solicitud, del uso que se le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento se ha incurrió en conductas contrarias a esta ley y a la constitución; f) Solicitar, en todo momento al responsable o encargado, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. g) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. En caso de solicitudes cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable y/o encargado, podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

Los datos personales de los menores de edad tienen una especial protección y por lo tanto su tratamiento está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza publica, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los nifios, nifias y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario.

Todas las peticiones, sugerencias y recomendaciones relacionadas con el tratamiento de información deberán remitirse al correo electrónico basesdedatos@soleg.com.co y se les dará respuesta a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. El titular de la información o la persona legitimada, deberá acompañar a su escrito la prueba de la calidad en la que actúa, y deberá suministrar los datos y documentos que hagan falta para dar cuenta de su identidad y de su calidad. En el correo electrónico deberá especificarse el motivo u objeto de la comunicación, y para ello bastará con que en el texto se indique que se está ejerciendo el derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización concedida.

Las consultas de datos personales se atenderán mediante solicitud escrita a través del correo electrónico basesdedatos@soleg.com.co Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Los datos recolectados serán tratados siempre dentro de un marco de confidencialidad por lo que no serán facilitados, cedidos o entregados a personas distintas o ajenas a los responsables o encargados del tratamiento. SOLEG Ltda., en estricta aplicación del principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de SOLEG Ltda., se limita a disponer de los medios adecuados para este fin.

Los datos recolectados serán tratados siempre dentro de un marco de confidencialidad por lo que no serán facilitados, cedidos o entregados a personas distintas o ajenas a los responsables o encargados del tratamiento. SOLEG Ltda., en estricta aplicación del principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de SOLEGLtda. se limita a disponer de los medios adecuados para este fin.

El presente documento, mediante el cual se establecen las políticas de tratamiento de la información sobre datos personales recolectados estará publicado de manera permanente en el vínculo www.soleg.com.co para que pueda ser consultado por quien esté interesado.

La recolección, el almacenamiento, el uso y la circulación de datos personales, en desarrollo de las consideraciones aquí establecidas, se realizará y mantendrá mientras se mantengan vigentes las necesidades y finalidades establecidas y propuesta por el tratamiento, por el tiempo que sea razonable y necesario. Los datos y la información se mantendrán siempre que ello sea necesario para el cumplimiento, ejecución y desarrollo de obligaciones legales o contractuales. En caso de que el fin no pueda ser alcanzado mediante el Tratamiento dado a los datos personales, serán estos suprimidos de forma permanente de la base de datos. El presente documento entra en vigencia el 22 de diciembre de 2.020.